La Automatización Robótica de Procesos (RPA) está cambiando la forma en la que las empresas gestionan los Recursos Humanos (RRHH). Esta tecnología ayuda a mejorar los procesos en el área de RRHH. El uso de la tecnología RPA en esta área es una tendencia en crecimiento que ayuda a retener talento.
El uso de RPA en Recursos Humanos ayuda a mantener motivados a los empleados. ¿Te preguntas cómo es posible? Al integrar la automatización de Recursos Humanos, este departamento se libera de tareas repetitivas. El resultado es los concentración de los empleados en tareas de mejora de experiencia y talento.
Los sistemas heredados del departamento de RRHH están obsoletos
La transformación digital y la Inteligencia Artificial están cambiando las necesidades en la organización empresarial. Los sistemas heredados en el departamento de RRHH son rígidos y difíciles de adaptar a las necesidades actuales. Implementar herramientas de automatización agilizará la gestión del departamento de RRHH, consiguiendo reducir errores cotidianos.
Uno de los principales problemas es la incompatibilidad de los sistemas heredados con las nuevas tecnologías. Esta falta de integración afecta la fluidez de los datos entre distintas plataformas, creando silos de información que impiden una visión unificada del talento. Como resultado, la gestión de datos se vuelve ineficiente, complicando las tareas de contratación, administración de nóminas y el seguimiento del desempeño.
El análisis de datos ayuda a identificar problemas, oportunidades, tendencias y patrones con el fin de mejorar las estrategias. Uno de los principales problemas en la toma de decisiones, es el alto volumen de errores en los datos. Hacer un profundo análisis de datos es ineficiente si hay muchos errores debido a las tareas repetitivas y monótonas.
Uso de tecnología RPA en la automatización de Recursos Humanos
El uso de la tecnología RPA en el departamento de RRHH, ofrece una solución impescindible para esta área. Ocupándose de la gestión de datos y de tareas repetitivas permiten al profesional centrarse en tareas de mayor valor. Efectivamente, la tarea de mayor valor en los Recursos Humanos es poder centrarse en las personas.
Gestión de talentos y selección del personal
La gestión de talento y la selección de personal son tareas rutinarias, repetitivas y que requieren mucho tiempo. La tecnología RPA puede simplificar gran parte de estos procesos, convirtiéndose en una herramienta esencial del departamento de RRHH.
Algunas funciones de los bots pueden ser la publicación de nuevas vacantes en portales de empleo, aumentando la visibilidad. También pueden filtrar las solicitudes, revisando los currículums y verificando que los candidatos cumplen los requisitos. Una vez realizada la preselección, pueden encargarse de la programación de entrevistas, gestionar cambios o cancelaciones y además, gestionar el contrato.
Por último, la tecnología RPA puede recopilar y analizar datos sobre el proceso de reclutamiento. Calculando el tiempo promedio de contrato, la efectividad de las diferentes fuentes de reclutamiento, etc. Esto ayuda al equipo de recursos humanos a la mejora continua de los procesos.
Automatización de recursos humanos durante el ciclo de vida del empleado
La integración de la tecnología RPA permite que los empleados tengan una experiencia satisfactoria. Esta herramienta trabaja, durante toda la vida del empleado en la empresa, en algunos ámbitos como los siguientes:
- On-boarding: Ayuda a la incorporación de los nuevos empleados a la empresa. La tecnología RPA puede automatizar la configuración de cuentas de correo electrónico y dar accesos a sistemas y plataformas. Envía documentos importantes, como manuales de políticas, formularios de beneficios y materiales de formación. Además, completa automáticamente registros necesarios para nuevos empleados en sistemas de gestión de RRHH y nóminas.
- Control de horario: La RPA puede automatizar el seguimiento de las horas trabajadas, utilizando bots para integrar sistemas de registro de tiempo con sistemas de nóminas. Otra ventaja es que puede generar notificaciones cuándo se detectan anomalías. Por ejemplo, cuándo hay horas extras excesivas o incumplimientos de la jornada laboral.
- Esta tecnología permite la solicitud de vacaciones o permisos a través de una interfaz. Los bots se encargan de registrar estas solicitudes y de actualizar los sistemas correspondientes. Puede automatizar el flujo de trabajo de la solicitud, notitifcando al responsable para que revise y responda la solicitud, después se informa al empleado automáticamente sobre el estado de la solicitud. Finalmente, actualiza los calendarios compartidos y los sistemas de gestión de proyectos facilitando la planificación del equipo.
- Formación: La tecnología RPA ayuda al desarrollo contínuo de los empleados, aspecto fundamental para la retención y satisfacción de los empleados. Analiza los datos de desempeño y feedback para identificar necesidades de formación. Organiza sesiones de formación, inscribe automáticamente a los empleados en cursos y gestiona la logística asociada (salas de formación, materiales, etc.). Automatiza el feedback post-formación y la evaluación de la efectividad de los programas de formación, facilitando la mejora continua.
Gestión de nóminas
Con la Automatización Robótica de Procesos puede gestionar una amplia gama de tareas relacionadas con la nómina. Estas consumen mucho tiempo y son propensas a errores ya que son repetitivas. Algunas de la funciones de RPA son:
- Los bots recogen automáticamente datos de la asistencia de los empleados de varios sistemas o registros electrónicos. Esto incluye horas trabajadas, horas extras y ausencias.
- Calcula los pagos correspondientes, teniendo en cuenta las horas extra, las bonificaciones y deducciones.
- Crea talones de pago detallados para cada empleado, puede integrarse con sistemas bancarios para automatizar las transferencias de pago, asegurando que los empleados reciban el salario a tiempo.
- Actualiza automáticamente los registros de nómina en los sistemas de RRHH y contabilidad, garantizando que la información esté actualizada y sea precisa.
- Puede responder a consultas básicas de los empleados sobre su nómina, proporcionando respuestas instantáneas a preguntas frecuentes.
Conclusión
La implementación de la Automatización Robótica de Procesos en Recursos Humanos representa un cambio en cómo las empresas gestionan el departamento. Al liberar al personal de RRHH de tareas repetitivas y propensas a errores, la RPA permite a los profesionales concentrarse en estrategias de mayor valor para el desarrollo y retención del talento. Este enfoque tecnológico hacia la gestión de RRHH mejora significativamente la experiencia del empleado, desde el reclutamiento hasta el desarrollo profesional continuo y la gestión de nóminas. En conclusión, la RPA está configurando el futuro de los RRHH, facilitando procesos más ágiles, precisos y centrados en el empleado, lo cual es esencial para la retención y satisfacción del talento en un mercado laboral cada vez más competitivo.