Para hablar de RPA en finanzas, primero explicaremos que los procesos financieros y de contabilidad son esenciales para el éxito de una empresa. Las finanzas y contabilidad ofrecen datos imprescindibles para la toma de decisiones informadas, para la confianza de inversores y clientes. Además, son vitales para el crecimiento a largo plazo de la empresa, identificando áreas de éxito y de mejora.
Sin embargo, a pesar de su importancia, es una de las áreas más complicadas de gestionar. Estas tareas realizadas por personas tienen dos problemas: son tareas propensas a errores y conllevan largos tiempos.
Los errores humanos pueden resultar en informes financieros que no son exactos, dificultando la toma de decisiones. También es un proceso poco eficiente, consume mucho tiempo que los empleados podrían invertir en actividades de mayor valor. Con el crecimiento de la empresa, se vuelve más costoso y complicado escalar las tareas. Además, la dependencia de la intervención manual dificulta el cumplimiento de regulaciones que están en constante cambio.
La mejor solución para simplificar las tareas y reducir los tiempos es la automatización. La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es la solución para mejorar la área de finanzas y contabilidad de una empresa.
¿Cómo trabaja la tecnología RPA en finanzas?
La tecnología RPA permite automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas, utilizando “bots” o software que emula las acciones humanas. Una de las áreas en las que trabaja es en finanzas y contabilidad. Los procesos de estas áreas tienen tareas voluminosas, propensas a errores y consumen mucho tiempo. Algunas tareas son automatizar procesos como la entrada de datos, la conciliación de cuentas y el procesamiento de facturas. Usando RPA, las empresas son más eficientes, reducen errores y liberan a sus empleados para que se concentren en tareas de mayor valor añadido.
La tecnología RPA trabaja integrándose sin problemas en los sistemas existentes. Extrae y procesa datos de diversas fuentes, ejecutando cálculos y generando informes, sin la necesidad de intervención humana.
Un bot de RPA puede verificar automáticamente las facturas recibidas contra los pedidos de compra y los recibos de entrega. Identifica discrepancias y procesa pagos sin errores. Esto acelera el ciclo de cuentas por pagar, mejora la precisión y reduce el riesgo de fraude.
La aplicación de RPA en finanzas ofrece una manera de enfrentar los desafíos en un entorno altamente competitivo y regulado. Al automatizar las tareas rutinarias, las empresas consiguen una mayor precisión en sus operaciones financieras, mejorar el cumplimiento normativo y tomar decisiones más informadas basadas en datos precisos y actualizados.
Esto cambia la manera en que las empresas gestionan sus operaciones financieras, marcando el camino hacia una mayor eficiencia operativa y estratégica.
Áreas en las que trabaja la tecnología RPA en el sector financiero
La tecnología RPA cambia las operaciones financieras al automatizar tareas rutinarias y basadas en reglas. De esta forma, las empresas mejoran la precisión, la eficiencia y la experiencia del cliente, reducen costes y tiempos.
Facturación
La RPA automatiza el proceso de emisión de facturas extrayendo datos de sistemas de pedidos, generando la factura en el sistema contable y enviándola al cliente. También puede realizar seguimiento de pagos y reconciliar facturas con pagos recibidos. Esto reduce el tiempo de ciclo de pago, minimiza errores manuales y mejora la precisión de las facturas.
Gestión de cuentas
Los robots de RPA abren y verifican nuevas cuentas automáticamente, extrayendo y validando información de documentos de identidad y otros formularios. Para consultas de clientes, pueden proporcionar respuestas automáticas o dirigir las consultas al departamento correspondiente. Esto tiene dos ventajas principales:
- Mejora la experiencia del cliente al reducir los tiempos de espera.
- Aumenta la eficiencia operativa al liberar a los empleados de tareas rutinarias.
Conciliación bancaria
La RPA puede comparar automáticamente las transacciones registradas en los libros contables con las transacciones en los extractos bancarios. De esta forma consigue identificar discrepancias para su investigación. Esto reduce los errores humanos, ahorra tiempo en el proceso de conciliación y mejora la precisión de los registros financieros.
Informes financieros
Los robots de RPA pueden recopilar datos de diversas fuentes, compilarlos en formatos predefinidos y generar informes financieros automáticamente. Esto asegura que los informes sean precisos y estén disponibles de manera oportuna. Lo cual es crucial para la toma de decisiones informadas y el análisis financiero.
Auditorías
La RPA facilita las auditorías al automatizar la recolección y organización de datos financieros necesarios. Los robots pueden extraer datos de múltiples sistemas, asegurando que la información esté completa y sea accesible, lo que mejora el cumplimiento y la transparencia y reduce el tiempo y los recursos necesarios para preparar auditorías.
Contabilidad
En contabilidad, la RPA automatiza el registro de entradas contables, el procesamiento de transacciones y la gestión de registros. Esto incluye la automatización de tareas como la conciliación de cuentas, el procesamiento de facturas y la gestión de pagos. La automatización incrementa la precisión al reducir los errores humanos y aumenta la eficiencia al procesar transacciones a una velocidad y un volumen que los humanos no podrían igualar.
Ventajas de usar RPA en finanzas y contabilidad
- Mejora de la eficiencia y productividad: Reducción del tiempo dedicado a tareas manuales, permitiendo que el personal se concentre en análisis y estrategia.
- Reducción de errores humanos: Al automatizar procesos, se minimizan los errores humanos, mejorando la precisión de las operaciones financieras.
- Costes operativos reducidos: Menor necesidad de intervención manual se traduce en ahorros significativos en costes laborales y operativos.
- Mejora en el cumplimiento y la seguridad: La RPA sigue reglas específicas y mantiene registros detallados, ayudando en el cumplimiento de regulaciones y mejorando la seguridad de los datos.
- Escalabilidad: Facilidad para adaptar y escalar soluciones de RPA a medida que cambian las necesidades del negocio, sin la necesidad de aumentar proporcionalmente los recursos humanos.
- Satisfacción del cliente mejorada: La automatización de procesos mejora los tiempos de respuesta y la precisión, contribuyendo a una mejor experiencia del cliente.